Mange i den offentlige sektor har en AI-strategi. Færre har AI, der faktisk bruges af sagsbehandlerne i deres hverdag. Udfordringen ligger i anvendelsen – at finde værktøjer, der løser konkrete problemer direkte i de systemer, medarbejderne allerede arbejder i.
Formpipes videnshub med AI-chat giver kildehenvisende, rollebaserede svar integreret i vores ESDH-systemer
Et Formpipe pilotprojekt hos Region Stockholm i Sverige viste fire mønstre, der var afgørende for om en AI-satsning bliver en succes: Snæver afgrænsning, høj kildekvalitet, enkel administration og tydelig kvalitetssikring i arbejdsgangen.
De samme principper danner et solidt udgangspunkt for AI pilotprojekter i Danmark.
Hverdagen ser ens ud hos de fleste virksomheder i den offentlige sektor: informationsmængderne vokser, regelværkerne bliver mere komplekse, og de samme spørgsmål dukker op igen og igen og belaster nøglepersoner. Selv når den rigtige procedure er dokumenteret, er den ofte svær at finde i øjeblikket, og nye medarbejdere har brug for uger på at finde fodfæste i materialet.
En AI-politik ændrer ikke på det. Det, der ændrer noget, er værktøjer, der faktisk bruges, og som møder sagsbehandleren i arbejdsflowet, giver et pålideligt svar og lader arbejdet fortsætte.
"AI-strategier og AI-politikker er nødvendige, men værdien opstår først, når AI bruges konkret i organisationen, i det daglige arbejde."
En videnshub med AI-chat giver sagsbehandlere og medarbejdere mulighed for at stille naturlige spørgsmål og få svar baseret på organisationens egne kilder, politikker, procedurer, retningslinjer og sagshistorik. Forskellen fra en offentlig AI-tjeneste er, at videnshubben ikke søger på det åbne internet, men udelukkende i organisationens egne, gennemgåede kilder – styret af brugerens adgangsrettigheder og i et miljø, der kører lokalt.
I Formpipes løsning er videnshubben integreret direkte i kundens ESDH-system fra Formpipe så medarbejderen får svarene direkte i sit arbejdsflow. Konkret betyder det, at:
For den offentlige sektor er sikkerhed og juridisk overholdelse ikke et "hvis" – det er et "krav fra dag ét". Løsningen kører inden for Sverige og AI Chatten svarer udelukkende på organisationens egne kilder. Følsomme oplysninger håndteres med PII-beskyttelse og kryptering, hver interaktion logges i en revisionslog, og fødereret godkendelse sikrer, at den rette person ser den rette information.
Den største indsigt under piloten handlede ikke om teknologien. Den reelle kvalitetsfaktor i AI-svarene viste sig at være indholdet – ikke modellen. Når kildedokumenterne var tydelige, opdaterede og velstrukturerede, gav AI-chatten præcise svar. Når kilden var rodet, blev svaret rodet.
Det gør arbejdet med informationskvalitet til et strategisk spørgsmål, ikke en oprydningsopgave. AI synliggør tidligere usynlige mangler – og giver samtidig en konkret grund til at rette dem.
Umiddelbart lyder enkel administration som en teknisk detalje. I praksis viste det sig at være afgørende. Når informationsejere selv kunne se, hvad AI-chatten hentede frem, justere, kvalitetssikre og få rapporter om, hvad der blev efterspurgt, steg adoptionen markant.
Brugere stoler på systemer, hvor nogen synligt har styr på tingene. Det er ikke teknologien, der skaber tillid, men transparensen omkring den.
At give et svar er enkelt. At give et svar, som sagsbehandleren kan handle på, er sværere. Pilotprojektet viste, at kildehenvisninger, korte sammenfatninger og muligheden for at klikke videre til originaldokumentet var det, der gjorde forskellen for adoptionen. Svarets format er mindst lige så vigtigt som dets indhold.
Et meta-spørgsmål dukkede op under piloten: hvordan lærer man at bruge et AI-værktøj, der skal hjælpe medarbejdere med at lære? Løsningen var at vende det om – AI-chatten fik lov til at svare på spørgsmål om sig selv. Brugerne kunne spørge "hvordan bruger jeg det her?" direkte i chatten og fik samme type kildehenvisende svar som til andre interne politikker.
Den bedste måde at forstå værdien på er at se det fungere i egen organisation. Derfor anbefaler vi at starte med en afgrænset pilot, hvor i hurtigt kan teste effekt og relevans. Baseret på piloterfaring anbefaler vi et snævert første scope:
Se hvordan videnshubben med AI-chat fungerer i praksis, eller tal direkte med os om, hvordan I kan komme i gang med AI i TAS eller Acadre.
VP Product, Formpipe
VP Product, Formpipe Ansvarlig for Formpipes produktportefølje og dens strategiske retning
Produktledare AI, Formpipe
Produktleder AI, Formpipe Produktleder hos Formpipe med ansvar for AI-tilbuddet.