Kundecase

Glostrup Kommune

Glostrup Kommune bruger Acadre fra Formpipe til at optimere arbejdsgangene. Den skybaserede version, Acadre Web, forenkler processerne og giver nye muligheder. Et godt samarbejde mellem leverandøren og kommunen har været afgørende for succesen.

GLOSTRUP KOMMUNE

Succesfuld implementering på en bred front

I over ti år har Glostrup Kommune brugt Acadre fra Formpipe, et sagsbehandlingssystem til at optimere arbejdsgange i den offentlige sektor. Da det blev tid for kommunen at gennemføre en ny udbudsproces, vandt Formpipe kontrakten, denne gang med Acadre Web, den videreudviklede cloud-version.

– Acadre Web er en fleksibel og intuitiv løsning med gode funktioner og nem installation. Det faktum, at sagsbehandlingen nu er i skyen og fungerer som SaaS, forenkler vores processer og giver os nye muligheder, siger Ditte Leighton, IT- og digitaliseringschef i Glostrup Kommune.

I begyndelsen af 2022 startede det digitale team, ledet af Ditte Leighton, forandringsprocessen - en kompleks systemimplementering, der skulle gennemføres i hele kommunens organisation.

GLOSTRUP KOMMUNE

Afgørende at involvere kommunens ledelse

For at lykkes med implementeringen var det vigtigt at få kommunens ledelse til at forstå, hvor afgørende deres rolle var i projektet.

– Uden god opbakning fra ledelsen er det ikke muligt at gennemføre en så stor forandring på en succesfuld måde. Digitale udviklingsprojekter handler 80 procent om organisatorisk forandring og kun 20 procent om selve teknologien.

Vi dannede et projektledelsesteam og en styregruppe samt et netværk af "superbrugere" med omfattende erfaring og viden om Acadre. Ditte Leighton påpeger, at implementering af store ESDH-systemer altid er en udfordring. Det mest almindelige problem er at få brugerne til at forstå, hvorfor forandringen overhovedet er nødvendig.

– Vi indså tidligt vigtigheden af en motiverende træningsplan, og vi skabte en analog løsning til at identificere hver medarbejders træningsbehov. På den måde modtager hver bruger præcis den rette træning i, hvordan man bruger Acadre Web.

GLOSTRUP KOMMUNE

Synlighed og kommunikation

En anden vigtig faktor var at gøre projektet synligt. Ledelsesteamet, styregruppen og repræsentanter fra alle dele af organisationen deltog aktivt i at sikre synlighed forud for lanceringen i september 2023.

– Synlighed var bestemt en nøglefaktor. I samarbejde med Formpipe arrangerede vi aktiviteter og trykte t-shirts og plakater til kick-off, for at skabe en følelse af forventning og deltagelse. Alle involverede var meget engagerede og inspirerede - holdene gjorde et fantastisk arbejde.

Udrulningen af Acadre Web finder nu sted trin for trin. Træningsplanen har været værdsat, og træningen gør det muligt for brugerne at opdage nye muligheder i deres daglige arbejde.

– Medarbejderne er meget engagerede, og vi har modtaget positiv feedback, især at systemet er nemt at bruge. Men som i ethvert IT-projekt er der altid uforudsete problemer, og kommunikation er ekstremt vigtig for det fortsatte arbejde.

Godt samarbejde

Som leverandør har Formpipe et stort ansvar, og det er vigtigt, at produktansvarlige og projektledere har respekt og forståelse for hinanden.

– Vi har en åben dialog og bliver altid taget seriøst, selv når vi kommer med helt særlige forespørgsler. Formpipe ønsker, at vi skal lykkes. Deres nysgerrighed og oprigtige ønske om fuldt ud at forstå vores forretningsbehov er det, der skaber succes.

Om Glostrup