Effektive processer i Lunds
Der er mange travle dage i Lunds Kommune. Mere end 10.000 ansatte skal betjene 124.000 borgere i byen Skåne i Sverige. En hård udfordring, der stiller store krav til både effektivitet og automatisering. Ved hjælp af Formpipes softwares W3D3 og Meetings Plus har de formået at strømline og effektivisere processer, der også understøtter beslutnings- og demokratiprocessen.
Automatisering
Ved hjælp af robotter har Lunds Kommune sikret, at skolevalgsprocessen automatiseres og registreres i W3D3.
Mødehåndtering
Mindre administration og større strømlining af beslutningsprocessen i alle aspekter takket være Meetings+ og W3D3.
Transparens
Transparens og juridisk sikker sagsstyring, der understøtter den højt prioriterede beslutnings- og demokratiproces.
Øget service for tusinder
Håndtering af sager i den offentlige sektor indebærer store krav. Overleveringer skal klappe og henvisningshåndteringen mfl. afhængigheder, skal flyde jævnt. Det er ikke ualmindeligt, at processen er kendetegnet ved nogle analoge elementer, der åbner op for fejlbehandling og information, der går tabt.
Uden et fleksibelt værktøj er det vanskeligt at få et overblik over processen og skabe klarhed, når det kommer til ansvar, både for helheden og for hver del. Med andre ord er en ubrudt digital kæde et must for at nå de høje mål.
- "Der er et stort pres i den offentlige sektor, hvor få beskæftigede mennesker vil hjælpe i samfundet med en stigende gruppe af ældre og unge. Det er et pres, som jeg tror, at hele den offentlige sektor føler, at gøre mere med færre ressourcer”, siger Sofia Haider Gulstad, objekt-/systemchef og forretningsudvikler i Lunds Kommune.
Digitalisering, demokrati og effektiv administration
Heldigvis er der gode betingelser for at tage yderligere skridt i Lunds Kommune. Alle udvalg i kommunen er allerede aktive i dag. Derudover værdsættes sagsstyring af førende mennesker i branchen, hvilket var vigtigt i Sofia Haider Gulstads rolle som forretningsudvikler.
- Demokratiprocessen er den vigtigste proces, som vi har. Vi ser stor interesse og har støtte fra direktører, der siger, at intet skal komme imellem. Dette er en vigtig forudsætning for arbejdet, siger Sofia Haider Gulstad.
- Der er meget potentiale indbygget i W3D3. Vi ville meget gerne bygge videre på det, vi er begyndt, og udnytte det potentiale. Undersøgelsen af sagsprocesser udført af Lunds Kommune identificerede blandt andet digital signatur, muligheden for at indgive sager og forbinde W3D3 til e-arkiver.
I dag er der også taget store skridt inden for automatisering. Flere år siden blev RPA-teknologi (Robotic Process Automation) introduceret, som bruges til at automatisere relativt enkle opgaver mellem forskellige systemer. Den første til at automatisere var den tidligere tidskrævende skoleudvælgelsesproces, der sparer dem op til 600 arbejdstimer.
- Der er timer, som kan bruges på kvalitetsforbedrende arbejde, som vi ønsker at arbejde mere med, siger Sofia Haider Gulstad.
- Registrering i sagsstyringssystemer er en stor aftale. Hvis du kan automatisere disse processer og registrere andre typer applikationer, så opnås meget. Vi er som sagt startet med skolens udvælgelsesproces, men det er muligt at anvende den samme tankegang til andre typer sagsbehandling, afslutter Sofia Haider Gulstad.