Kundecase

Malmö Kommune

For Formpipes forretningsområde, Offentlig Sektor Sverige, er et af de langsigtede mål at blive en komplet leverandør af digital administration, hvilket de har formået at opnå med Malmø Kommune. Ved at arbejde tæt sammen med kunden skabes en bedre forståelse for udfordringerne og behovene. Med den viden bliver det lettere at samarbejde om nye valgmuligheder og løsninger.

Foto: Werner Nystrand

140520_1341_malmo_
Langvarigt forhold

Effektivisering mod et digitalt samfund med fokus på borgeren

Malmö Kommune og Formpipes rejse startede allerede i 2011, da Formpipe vandt en udbudsrunde om et dokument- og sagsstyringssystem med produktet, Platina. Samarbejdet er gået godt, og i juni 2022 blev der underskrevet en ny eksklusiv aftale om forvaltning og videreudvikling af Platina og de tilhørende moduler. Aftalen indebærer et endnu tættere samarbejde mellem parterne og en fælles dagsorden i mindst 10 år i den nye aftaleperiode med mulighed for forlængelse.

Foto: Bojana Lukac

Et stærkt samarbejde, der medfører optimerede produkter og funktioner

Takket være et tæt samarbejde mellem kunde og leverandør opnås der nu en bedre forståelse for udfordringerne og behovene. Med denne viden bliver det nemmere at samarbejde om nye tilvalg og løsninger, noget som Malmö Kommune har været førende inden for.

Ved at bidrage med deres viden, dokumentation og processer har de i samarbejde med Formpipe udviklet et repræsentant-team, en tildelingsfunktion, en afstemningsløsning og en videreudvikling af Formpipes produkt til mødehåndtering, Meetings Plus. Der er også kommet forbedringsforslag til andre af Formpipes produkter, Adoxa og Teams for Platina.

- Malmö har haft et godt samarbejde med Formpipe gennem årene. Der har været meget dialog om behovet for funktioner og hvorfor der er et specifikt behov. Vi har haft mulighed for at teste funktioner og versioner for at kunne træffe beslutninger om fremtiden, hvor vi til gengæld giver værdifulde input til Formpipe, der hjælper dem med at være proaktive, fortæller Ingegerd Svensson, sektionschef for ledelse og support ved Malmö Kommune.

Foto: Werner Nystrand

En stor og kompleks organisation.

En strømlinet proces med dokumenterne i fokus

Malmö Kommune er en stor organisation med 14 forvaltninger/myndigheder, i alt 27.000 medarbejdere og ca. 3.000, der bruger vores dokument- og sagsstyringssystem, Platina. Med det sagt er Platina et vigtigt system for demokratiet og en central kerne for samfundet. Al dokumentation/offentlige handlinger, som ikke findes i andre virksomhedssystemer, skal findes i Platina. Det skal være let at integrere funktioner og tilvalg samt have en fuldstændig strømlinet digital proces med hele sagsgangen.

-  En af vores udfordringer er, at vi er kommet ret langt med implementeringen af en fuldstændig strømlinet digital sagsproces og ser og støder på behov, som ingen andre kunder har. Derfor er vi glade for, at Formpipe nu ønsker at samarbejde med os om udviklingen af grundlæggende funktionalitet i henhold til denne nye model. Vores udfordring er også, at vi er en stor organisation, og at udvikling og implementering af nye processer og funktioner tager længere tid end i mindre kommuner, siger Ingegerd Svensson.

Ingegerd Svensson har arbejdet som sektionschef i Malmö Kommune siden september 2016. Inden da har hun en lang historie inden for kommunal virksomhed både i Malmö og mindre kommuner. Der er ingen tvivl om, at Malmö Kommune er en stor og kompleks organisation, hvor arbejdet også adskiller sig betydeligt fra en mindre kommune.

- Som en stor kommune opdager vi fejl meget hurtigere, fordi volumen af dokumenter er meget større end i en mindre kommune. Flere mennesker bliver påvirket, når en proces ændres, og kommunikationen skal også ske på en helt anden måde. Det er vigtigt, at alle arbejder ensartet i systemet. Beslutnings- og afstemningsprocessen er dermed meget længere, hvor vi skal sikre, at alle arbejder på samme måde. Det tager ganske enkelt længere tid, forklarer Ingegerd Svensson.

Foto: Pelle Jernryd – Malmö stad

i_love_malmo_kopp
201009_malmostad_mote_0270
Tættere samarbejde

Fremtidige digitaliseringsplaner

I forbindelse med at Formpipe overtog forvaltningen og videreudviklingen af Platina i Malmö Kommune, håber man, at kommunikationen bliver lettere og hurtigere, da den nye model indebærer direkte arbejde med Formpipe uden en leverandørpartner.

- Kommunikationen foregår direkte med leverandøren, der har både support, forvaltning, udvikling og grundproduktet. Vi håber på større fremskridt i vores aktiviteter. Der stilles meget høje krav til en partner, hvis de skal repræsentere os i dialogen om problemer og udvikling, afslutter Ingegerd Svensson, sektionschef for ledelse og support ved Malmö Kommune.

Malmö Kommune ser også frem til at få flere eller bedre funktioner, der gør det muligt for Platina at anvendes til sagsbehandling, registrering, opfølgning, søgning osv. for flere typer af sager. Fokus ligger naturligvis stadig på at arbejde hen imod målet om en strømlinet, digital sagsproces.

Foto: Apelöga / Erika Weiland

Om Malmö

Malmö - Mangfoldighed, møder og muligheder

Malmö Kommune er Sveriges hurtigst voksende by med over 350.000 indbyggere og 180 forskellige nationaliteter. Byen har gamle brostensbelagte gader og bygninger med seværdigheder som det snoede tårn "Turning Torso", det velkendte badehus og St. Petri Kirke. På listen over de største arbejdsgivere findes Malmö Kommune, Region Skåne og Malmö Universitet.

Fakta

Areal: 335 km²

Befolkning: 362 133

Antal ansatte i Malmö Kommune: Ca. 28.500

Formand for Kommunalfullmäktige: Carina Nilsson

Antal medlemmer af kommunalfullmäktige: 61

Vision: Malmö er en by med vilje, mod og menneskelig varme. En åben, imødekommende og tryg by. Det er let at føle sig hjemme her.

Foto: Werner Nystrand

(Vi bestræber os på at præsentere korrekte oplysninger, men kan ikke garantere, at alle detaljer er aktuelle.)

_dsc4278_1920x1280

Et dokument- og sagsstyringssystem tilpasset din virksomhed.

Læs mere om Platina

Vil du dykke dybere ned og få mere information om vores services?

Kontakt os