Digitale processer som bidrager til innovation
Der er meget, der skal klappe, når 80 sagsbehandlere skal vurdere 5.000 ansøgninger og fordele 3 milliarder kroner til innovationsfremmende initiativer. Takket være Platina er det lykkedes Vinnova, der er Sveriges innovationsmyndighed, at oprette en digital proces, som ligeledes gør arbejdet mere effektivt.
Vinnova er en statslig forvaltningsmyndighed, som blev grundlagt i 2001. Myndigheden har til opgave at bidrage til bæredygtig vækst ved at forbedre mulighederne for innovationsvirksomheder. En stor del af dette arbejde består i at yde bidrag til satsninger og projekter, som er nødvendige for at skabe ny innovation.
5.000 ansøgninger – hvert år!
Vinnova bruger ca. 3 milliarder kroner hvert år til at fremme innovation. Størstedelen af disse penge fordeles efter uddelingsrunder, hvor virksomheder, offentlige instanser og andre organisationer kan ansøge om finansiering. I runde tal indebærer det 5.000 ansøgninger om året, hvoraf ca. 30% – eller 1.500 stk. – bevilges hvert år.
Man behøver ikke være Einstein for at forstå kompleksiteten i de projekter, der søger om bidrag. Infrastruktur og flytning af fortrolige data er alfa og omega. Vinnova har over 80 sagsbehandlere, som sammen med eksterne rådgivere og eksperter bestemmer hvilke projekter, der skal finansieres. Omdrejningspunktet i denne løsning er Platina by Formpipe, som behandler alle indkommende opgaver (eller i dette tilfælde ansøgninger).
– Vi har en ledelse, som ønsker at udvikle og administrere forskellige typer løsninger. Det føltes helt naturligt at anvende Platina som udgangspunkt og derefter bygge tilpasset funktionalitet ovenpå, siger Magdalena Jenkinson, der er virksomhedsudvikler hos Vinnova.
Central rolle for Platina
Midt i alt dette står Platina altså som en nøglespiller. Vinnova har de seneste år arbejdet hårdt på sammenkoble flere forskellige tekniske løsninger i jagten på en effektiv sagsbehandlingsproces. Alle data og oplysninger visualiseres forskellige steder, men størstedelen af alle data forbliver i Platina.
- Vinnova.se
- Interessentportalen
- Platina
- Long-term Archive
- Bedømmelsespanel
- UBW (Agresso)
- Qlik Sense
Det er et arbejde, der startede for 10 år siden, og som er årsagen til, at Vinnova kan opfylde sit formål:
”At bidrage til bæredygtig vækst ved at forbedre forudsætningerne for innovation. Det gør vi primært ved at yde bidrag til innovationsprojekter og forskning, som er nødvendig for at udvikle nye løsninger. Vi satser også langsigtet på stærke forsknings- og innovationsmiljøer. Vi stimulerer samspillet mellem virksomheder, universiteter og højskoler, offentlige instanser, civilsamfundet og andre aktører. Vores virksomhed har ligeledes også til formål at styrke det internationale samarbejde.”
Hvad var målet med ændringerne?
– Det overordende mål var at skabe en effektiv, moderne og digitaliseret myndighed. Vi ønskede at eliminere unødige flaskehalse, manuelle fejl og kedsommelige arbejdsopgaver, og det er lykkedes for os i stort omfang. Idet vi løbende foretager afstemninger med vores kunder via undersøgelser og kvalitative interviews, kan vi se, at vi er på rette vej, og at vi får et godt udgangspunkt for vores videreudvikling.
Et eksempel på en internt udviklet funktion er valideringer. Vinnova har angivet grænsen for maksimumbeløb, startdato og slutdato (for at nævne nogle få) for den pågældende uddelingsrunde. Via integration visualiseres disse, og hvis en ansøgning udfyldes i modstrid med kriterierne, vises en fejlmeddelelse.
