Hvordan skaber man værdi af årtiers data, når teknologien halter bagud?
For Miljøstyrelsen blev svaret at tænke fremadrettet og investere i en digital løsning, der ikke kun reducerede omkostninger, men også forenklede arbejdet og skabte overblik. Med hjælp fra den rette teknologi har styrelsen forvandlet komplekse datasæt til en brugervenlig og fremtidssikret ressource. Deres erfaring viser, hvordan en gennemtænkt digitaliseringsproces kan skabe nye muligheder og lette hverdagen for medarbejderne.
Fra gammelt system til moderne løsning
Som offentlig organisation ligger der et stort ansvar i at gemme og finde data – lige fra lovgivning til aktindsigter og gamle afgørelser. Miljøstyrelsen havde i mange år opbevaret data i Scanjour, et ældre IT-system, der hverken var fleksibelt eller omkostningseffektivt.
“Vi havde 20 databaser, som man ikke kunne søge på tværs af. Det var både tidskrævende og dyrt,” fortæller Bente Nielsen, IT-chef for Digitalisering i Miljøstyrelsen.
Da deres IT-kontrakt udløb, stod det klart, at det var tid til at tænke nyt. Målet var en digital løsning, der kunne gøre data let tilgængelig på tværs af systemer, sikre GDPR-overholdelse og reducere den daglige arbejdsbyrde.
For at sikre en løsning, der passede til deres behov, gik Miljøstyrelsen sammen med Formpipe. En kombination af workshops og behovsanalyser lagde fundamentet for at vælge den rette platform – i dette tilfælde Long-term Archive (LTA).
"Når der opstod udfordringer, gik vi ind i ‘laboratoriet’ sammen og kom altid ud med en løsning."
Effektiv implementering gennem samarbejde
En succesfuld digitaliseringsrejse kræver både den rette teknologi og et stærkt samarbejde. Derfor blev processen hos Miljøstyrelsen indledt med en grundig kortlægning af både tekniske og forretningsmæssige behov.
“Det handler om at forstå, hvordan organisationen arbejder, og hvordan vi bedst kan understøtte det med en digital løsning,” forklarer Kim Sørensen, Salgsdirektør i Formpipe.
Workshops spillede en central rolle i at skabe en løsning, der ikke kun samlede data ét sted, men også gjorde det nemt for medarbejderne at finde de nødvendige informationer. Samtidig viste samarbejdet mellem Miljøstyrelsens egne tekniske eksperter og Formpipes team sig at være afgørende for succes:
“Når der opstod udfordringer, gik vi ind i ‘laboratoriet’ sammen og kom altid ud med en løsning,” siger Bente Nielsen.
Den fælles indsats sikrede, at data blev overført i høj kvalitet og gjort tilgængeligt i et brugervenligt format.
"Det har fungeret så godt, at vi endnu ikke har haft behov for support."
Onboarding og videreudvikling
Efter dataen var samlet og struktureret, blev der lagt vægt på at sikre en gnidningsfri overgang for Miljøstyrelsens medarbejdere. Ved at uddanne nøglepersoner som “superbrugere” blev de klædt på til at hjælpe deres kolleger i det daglige arbejde.
“Det har fungeret så godt, at vi endnu ikke har haft behov for support,” fortæller Kim Sørensen.
For Miljøstyrelsen har digitaliseringen ikke kun lettet hverdagen, men også skabt nye muligheder. LTA-løsningen bruges nu til at integrere arkiver fra både kommuner og departementer, hvilket giver et samlet og overskueligt overblik.
Et strålende eksempel på digital transformation
Miljøstyrelsens erfaring viser, hvordan en gennemtænkt digitaliseringsproces kan forvandle komplekse datasæt til en ressource, der skaber værdi – både nu og i fremtiden.
Effektiv datastyring giver ikke alene interne fordele, som øget produktivitet og frigjorte ressourcer, men har også bredere konsekvenser. Når offentlige organisationer kan finde og anvende data hurtigt og korrekt, styrkes beslutningsprocesserne, og borgere og virksomheder oplever bedre og mere gennemsigtige løsninger.
Digitalisering bidrager desuden til at fremtidssikre organisationer ved at skabe robuste systemer, der understøtter lovgivning som GDPR og krav om aktindsigt. I sidste ende styrker det tilliden til de offentlige institutioner og sikrer en mere effektiv brug af skatteydernes penge. Til alles fordel.
Hvis din organisation står over for en lignende udfordring eller ønsker at optimere datahåndteringen, kan du drage nytte af Miljøstyrelsens tilgang. Nøglen er samarbejde, fleksibilitet og fokus på brugerne.
Læs hele kundecasen med Miljøstyrelsen her
Overvejer I en digital transformation?
Tag fat i os for en uforpligtende snak om, hvordan vi kan hjælpe jer med at skabe værdi. Nysgerrig på flere detaljer om LTA? Så læs med på produktsiden her.
