"Det var tydeligt fra demonstrationen og de positive kundehenvisninger, at X-Docs ville hjælpe os på vores rejse mod løbende at forbedre vores kvalitetsprocesser."
Branche
Farmaceutiske produkter
Sted
Stockholm, Sverige
Gør kvalitetsmedicin tilgængelig for alle
Bluefish Pharmaceuticals blev grundlagt i Sverige og har aktiviteter i 12 europæiske lande og er blevet en af verdens mest progressive generiske medicinalvirksomheder.
Med en klar virksomhedsvision om at gøre kvalitetsmedicin tilgængelig for alle tilbyder Bluefish Pharmaceuticals en imponerende produktportefølje, der består af en bred vifte af generiske lægemidler af høj kvalitet til alle større terapeutiske områder. Ved at fokusere på innovation og enkelhed og drive omkostningseffektivitet i alle faser har virksomheden skabt et stærkt og levende brand, der tilbyder kvalitetsmedicin til priser, som alle har råd til.
Forbedret effektivitet
Med X-docs på plads var Bluefish i stand til at reducere den manuelle administration med anslået to tredjedele.
Forbedret kvalitetssikring og compliance
X-Docs understøtter overholdelse af regler og giver Bluefish fuld synlighed på tværs af kvalitetsworkflows
Hurtig implementering
Bluefish fik på under tre måneder et brugsklart EQMS, der opfyldte alle krav og kan tilpasses fremtidige behov.
Evaluering af operationer
Med et klart mandat til at levere værdi, øge effektiviteten ved enhver lejlighed og en dedikation til løbende at forbedre processerne i hele virksomheden gik Bluefish Pharmaceuticals i gang med et initiativ til at vurdere sine metoder til kvalitetssikring og styring af compliance.
Mens de eksisterende kvalitets- og compliance-foranstaltninger var tilstrækkelige, indså virksomheden, at der var mulighed for at forbedre effektiviteten i både tidsforbrug og omkostninger. Den nuværende proces var baseret på en manuel, papirbaseret tilgang, som viste sig at være administrativ og tidskrævende. Det krævede en dedikeret fuldtidsmedarbejder til manuelt at administrere dokumenter og de tilhørende arbejdsgange. Tilgangen levede op til branchestandarderne, men Berit Lindholm, administrerende direktør hos Bluefish Pharmaceuticals, ønskede at udforske mulighederne for at forbedre virksomhedens effektivitet:
"Det antal timer, teamet brugte på at sikre, at vi opretholdt vores compliant-status, var ret intensivt. Med målet om at forbedre effektiviteten på tværs af alle vores virksomhedsprocedurer besluttede jeg, at det var bedst at udforske løsninger, der ikke kun var tidsbesparende, men også omkostningseffektive."
X-Docs fra Formpipe, den åbenlyse vinder
Efter en passende undersøgelse og due diligence valgte Bluefish det forudkonfigurerede, SharePoint-baserede EQMS til virksomheder, X-Docs by Formpipe, der bruger modulerne Docs, Train og Forms. Sidstnævnte bestod af forudkonfigurerede processer til håndtering af afvigelser, ændringskontroller og CAPA'er. EQMS opfyldte alle virksomhedens specificerede behov i forhold til at give brugerne en platform til at:
- Administrere GxP-kontrolleret dokumentation og opretholde de nødvendige rammer for at tilfredsstille auditorer.
- Opfylde de strenge auditkrav til træningsoptegnelser til støtte for medarbejdere, der udfører regulerede handlinger.
- Forenkle arbejdet med at overvåge og rapportere om aktivitetsforløbet, herunder CAPA, ændringskontrol, afvigelser og audits.
Kontrakten med Formpipe blev underskrevet i maj 2016. Berit beskriver udvælgelsesprocessen:
"Vi gennemgik mange muligheder, men X-Docs opfyldte vores behov bedst. Formpipes værdier om professionalisme, ærlighed, gennemsigtighed og en samarbejdsorienteret og rådgivende tilgang til projekter passede godt til vores virksomhed og gjorde dem derfor til et godt valg som en betroet partner. Det fremgik tydeligt af demonstrationen og de positive kundehenvisninger, at X-Docs ville hjælpe os på vores rejse med løbende at forbedre vores kvalitetsprocesser og lette presset på det administrative personale."
Bluefish reducerer manuel administration med to tredjedele med kvalitetssikringstransformation
Med kvalitetssikring og processtyring transformeret har Bluefish bemærket flere fordele. For det første har firmaet reduceret den manuelle administration med anslået to tredjedele. Det er en betydelig omkostningsbesparelse for den værdidrevne virksomhed. Med X-Docs på plads har Bluefish fuld synlighed over hele sit kvalitetsbaserede workflow. Systemet tildeler handlinger via push-meddelelser og advarsler, hvilket fremmer en følelse af ejerskab og gør det muligt at håndtere vigtige opgaver hurtigt.
Den automatiserede rapportering, sofistikerede søgefunktionalitet og indsigt i revisionsspor giver et niveau af gennemsigtighed, der overgår mulighederne i tidligere metoder. For processer som SOP'er kan Bluefish nu fastslå, hvilke medarbejdere der er kvalificerede til at udføre bestemte opgaver, og hvilke der ikke er, i løbet af få sekunder.
Formpipes strømlinede løsning hjælper Bluefish med at opnå et stærkere fundament for fremtidig vækst
Bluefishs dedikation til løbende at forbedre deres forretning får virksomheden til at udforske flere moduler med Formpipe og potentielle opgraderinger i fremtiden.
Berit opsummerer sit syn på projektet:
"Vores erfaring med Formpipe har været fantastisk, da de har forvandlet, hvad der kunne have været en besværlig proces, til en nem overgangsperiode for vores virksomhed. Jeg kan trygt anbefale Formpipe til alle små virksomheder som vores, der er på udkig efter en hyldeløsning, der leverer enestående kvalitet og support. Selvom forandringskurven kan være skræmmende, er det med Formpipe værd at tage skridtet til at strømline processer og give dine medarbejdere mulighed for at arbejde mere effektivt."
"Med Formpipe har Bluefish et stærkere grundlag for at fortsætte sin mission med at gøre kvalitetslægemidler tilgængelige for flere mennesker."
