"Lasernet hjalp os med at udtrække en masse data og gøre sorteringsarbejdet for os, hvilket gjorde det lettere for os at finde ud af, hvem der skulle modtage hvilket brev."
Branche
Regering
Sted
København, Danmark
Fra overbebyrdet til effektiv: Smartere håndtering af beskeder
Styrelsen for Digital Forvaltning, som er en del af Finansministeriet, er ansvarlig for at opbygge og vedligeholde Danmarks digitale infrastruktur og sikre, at borgere og virksomheder har sikker adgang til offentlige tjenester. I samarbejde med Finans Danmark, brancheorganisationen for landets banker og finansielle institutioner, ledte styrelsen overgangen fra NemID til MitID - Danmarks nationale digitale identifikationssystem, der bruges til alt fra netbank til offentlige tjenester. Overgangen til MitID markerede en af de største digitale transformationer i de senere år og krævede klar kommunikation til millioner af borgere på tværs af både den offentlige og den private sektor.
For at håndtere denne komplekse kommunikationsudfordring henvendte styrelsen og Finans Danmark sig til Formpipe. Med Lasernet, Formpipes output management-løsning, fik de mulighed for at strukturere, personalisere og distribuere kommunikation effektivt til de rigtige målgrupper på det rigtige tidspunkt. Det strømlinede ikke kun arbejdsgangene, men sikrede også en smidigere og mere koordineret udrulning af MitID i hele landet.
Den taktiske kontaktbog
Det krævede en omfattende kampagne at informere en hel befolkning om omstillingen. Mens nationale kampagner nåede ud til de fleste borgere, havde specifikke grupper brug for mere målrettet kommunikation. Digitale postbreve var afgørende for NemID-brugere uden en dansk netbankkonto, både i Danmark og i udlandet.
I den forbindelse havde de ansvarlige for MitID og NemID brug for en digital frontløber, der kunne håndtere og sende meget målrettet Digital Post-kommunikation. Formpipe trådte til og demonstrerede, hvordan Lasernet kunne strømline og understøtte dette taktiske kampagnespor.
Befriet fra overvældende datamængder
Julie Rasmussen, kommunikationsmedarbejder i Styrelsen for Digital Forvaltning, var en af dem, der stod bag den landsdækkende kampagne med bl.a. Digital Post-brevene. Store mængder data skulle behandles, før hver enkelt borger kunne få den rigtige besked. Det betød timevis med håndtering af store dataark og identifikation af dem, der var fritaget fra Digital Post, og som i stedet skulle have et fysisk brev.
"Vi havde meget specifikke behov for at nå ud til bestemte målgrupper med en bestemt besked på et bestemt tidspunkt", siger Julie Rasmussen og forklarer, at Lasernet-løsningen hjalp hende og teamet med at skabe et bedre overblik.
Lasernet sorterede og strukturerede de borgerdata, hun havde adgang til, og automatiserede det, der tidligere var kedeligt manuelt arbejde. Det gav Julie det nødvendige overblik til at sikre, at de rigtige breve blev sendt til de rigtige modtagere - til tiden og med en langt mindre indsats.
Konvolutten viser sin styrke i den digitale æra
At sende fysisk post er ikke kun en kompleks proces, men også dyrt, især når brevene kommer retur.
"Vi havde brug for datasortering for at finde ud af, hvad vi havde med at gøre. Det giver ikke mening at sende fysiske breve til folk, som vi ikke har nok adresseoplysninger på, fordi de bare kommer retur. Og det koster penge," forklarer Julie og fremhæver, hvordan Formpipes sorteringsarbejde gav hende et bedre overblik over dem med utilstrækkelige oplysninger.
På den måde undgik hun at sende en masse post, som ville ende med at blive returneret - sammen med en portoregning - på grund af manglende oplysninger.
Vejledt af erfaring, drevet af samarbejde
Med 20 års erfaring inden for digital administration dykkede Formpipe ned i kernen af det problem, som Julie og hendes team stod over for, og introducerede Lasernet.
"Det var tydeligt, at de vidste, hvad de gjorde, og virkelig ønskede, at vi skulle få succes," siger Julie Rasmussen. Erfaringerne fra lignende projekter betød, at Formpipe-teamet kendte vigtigheden af proaktiv kommunikation for kunden.
"Formpipe ringede regelmæssigt for at følge op og se, hvordan det gik. De kom også til os til møder, når vi havde brug for det," siger Julie og tilføjer, at det var betryggende at vide, at Formpipe var der og investerede i projektets succes.
Efter et vellykket samarbejde og en smidig proces er Formpipes Lasernet blevet implementeret i flere kontorer i Styrelsen for Digital Forvaltning. Skalerbarheden og brugervenligheden har gjort det muligt for endnu flere medarbejdere at betjene og bruge systemet i dag.
